项目采购管理

项目采购管理

项目管理，除了管客户，管团队，还有可能管供应商。

一、概述

对于信息系统项目采购，项目管理师重点掌握如下内容：

掌握项目采购管理要“做什么”，综合掌握项目采购主要过程的输入和输出 掌握用什么来做，精通各种方法、技术和工具 掌握采购过程，重点关注采购的计划、团队建设、资源协调、过程监控、风险评价及应对、绩效评估、变更控制等 规范采购，控制采购成本 清楚经营目标，掌握采购相关运营活动，如采购战略合作等

二、战略合作管理

战略合作的管理本质是供应链管理。供应链成员企业间应建立战略合作伙伴关系，即供应链中相互独立的上下游企业间基于信任和共同目标，共享资源、共担风险、共同获利的非正式长期协议关系。

而供应商战略伙伴关系是企业与供应商之间达成的最高层次的合作关系。对于采购方来说，建立这种关系的意义有： 1）缩短供应周期，提高供应灵活性 2）降低库存、管理费用，加快资金周转 3）提高采购设备的质量 4）改善订单处理过程，提高设备需求的准确度 5）共享供应商的技术与革新成果，加快产品开发速度，缩短开发周期 6）与供应商共享管理经验，推动企业整体管理水平的提高

供应链系统运行业绩的好坏主要取决于合作伙伴关系是否协调，只有和谐而稳定的关系才能发挥最佳性能。战略合作伙伴需要甄选，之后建立信任、监督机制，辅之以激励，长期经营。

三、采购管理过程

项目采购管理的主要过程包括编制采购计划（规划采购）、实施采购、控制采购、结束采购等4个过程，具体可以细分为

（一）规划采购

【输入】

项目管理计划 需求文档 风险登记册 活动资源要求 项目进度 活动成本估算 干系人登记册 事业环境因素 组织过程资产

【输出】

采购计划 采购工作说明书：定义了与合同相关的项目范围 采购文件：标书或报价书 供方选择标准 变更申请：采购可能会产生变更请求 可能的项目文件更新

1）需求确定与采购计划的制订 采购部门收到采购申请，制订采购计划。

2）供应商的搜寻与分析 选择供应商三大主要因素：产品价格、质量和服务。

建立和维护《产品采购目录》，以便更好地开展询价比价工作。

（二）实施采购

【输入】

采购计划 采购文件：标书或报价书 卖方建议书 项目文件，包括风险登记册、合同协议等 采购工作说明书 组织过程资产

【输出】

选中的卖方 合同 资源日历 变更请求 项目管理计划更新

3）定价 常见有竞争性报价和谈判。

竞争性报价适用于采购量大，有足够多的供应商，买方没有优先考虑的供应商，供应商有能力生产等。

谈判适合缺乏竞争性报价标准，采购需要考虑诸多绩效因素，供应商需要长时间准备生产，或需要供应商早期介入等。

4）拟定并发出订单 签订采购合同。

（三）控制采购 管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。

【输入】

项目管理计划 采购文件：采购过程中各种支持性信息 合同 批准的变更请求：合同条款修改等 工作绩效数据：卖方的工作绩效

【输出】

工作绩效信息：合同履约情况 变更请求：如成本基准、进度基准和采购管理计划的变更 项目管理计划更新 项目文件更新：产生大量采购文档 组织过程资产更新

5）订单的跟踪和跟催

6）验货和收货

（1）不合格品识别 不符合采购计划及采购合同要求的，均为不合格品

（2）采购应及时处理不合格品 退货、调换、经批准和备案后降级改作他用

（3）进货验证的不合格品处理 验货人进行不合格标识。

7）开票和支付货款

8）记录管理 采购档案管理、出入库管理

（四）结束采购 结束采购是完结本次项目采购的过程。是项目收尾或者阶段收尾过程的一部分，它把合同和相关文件归档以备将来参考。

【输入】

合同 合同收尾程序 项目管理计划 采购文件：全部采购文档，将建立索引，加以归档

【输出】

合同收尾 组织过程资产更新

四、采购管理技术和工具

1、“自制/外购”分析 一般可采用相关成本分析法和成本平衡点分析法

2、市场调研

3、专家判断 1）专家个人意见法

2）专家小组法 将专家分成小组，运用专家们的集体智慧进行判断预测。

3）德尔菲

4、会议 开会，讨论、协议、沟通和商定。与潜在投标人开会，交流和合作，有利于卖方开发互惠的产品或方案，从而有助于买方。

5、分析技术 将研究对象的整体分为若干个部分，分别加以考察。通过认识事物或现象的区别与联系，寻找解决问题之道。

6、评价技术

7、独立估算 也称为合理费用估算。可以买方自己估算，也可以第三方估算。

8、刊登广告

9、谈判 狭义的谈判仅仅是指正式场合下的谈判；广义的谈判包括一切协商、交涉等。

10、审计

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