打好远程办公的基本功

作为一家实行「远程办公」（WFH）两年多的公司，这期间有来自内部对远程办公效率的质疑，也有客户对远程办公能否及时交付的疑问，我们或多或少积累下宝贵的经验，今天一起来谈谈「怎么打好远程办公的基本功」。

1. 在线办公基本礼仪

远程办公，团队文化基础在转变，那需要在最开始时，把工作方式上的一些底线拉设起来，同时得到大家的认可。

我们决定实行远程办公时，第一件事就是在内部做了《在线办公基本礼仪》的宣导，其中有 2 个点非常关键：一个是约定"在值"时间；另一个则是远程会议礼仪。

在值时间

每位同事除非休假，否则在工作日 9：00~18：00 期间都需要保证 On call。如果是休假/会议等状态，及时在 IM 工具上标识让所有成员识别到。

远程办公似乎模糊了工作和生活的时间界限，你可能习惯在夜深人静的晚上才思路迅捷如飞，但我们对远程办公的定义是：不限办公空间，但是需要在一些固定的时间段能找到彼此。

我们没有要求大家打卡，唤醒所有人开工的方式是：参加晨会。

敏捷小组（Scrum Team）成员从 3 个问题开始：昨天我完成了什么工作？今天我打算做什么？我遇到了什么障碍需要大家协助？

这是团队的生物钟，从「晨会」开始感受团队工作的节奏。

远程会议

开会，谁不会？百度一下，会有很多的实践建议。但远程会议，几乎决定团队成员间 90% 的沟通质量，所以我们希望有一些简单的规则能让大家遵守，把会议开好。

否则，你会发现会议又多又长且没有结论的现象在线上更突显。随便一个人动不动就组织一群人进会议，然后你一天就在各种会议中转悠，那可真是惨痛的灾难。

借鉴业内经验，我们也有一些基本的礼仪要求：

• 凡是会议，必须守时；
• 凡是会议，必须有准备；
• 凡是会议，必须有议程；
• 凡是会议，必须有结果；
• 凡是会议，必须有纪录。

最后，开完会了，必须有跟进和落实。

对照一下，做对了哪些。 在不断的实践中，优化每个细节：比如不同会议使用不同议程，来个热场提问环节隔离上一个会议的影响，提高每个重大会议的仪式感......

你会渐渐找到开会的乐趣。

2. 团队管理者的功课

远程办公，团队的管理者们大概都在重修「管理基础课」，重新梳理管理逻辑。

线下的模式，勤勉的 leader 在看得见的座位上带头加班可能就让员工领会到不一样的领导魅力，登高一呼似乎兄弟们就能激情四射地跟着往前冲，约员工吃餐饭、喝个茶的工夫可以同时就把绩效沟通做了，员工做得好或做得不好当场就可反馈和改进了。

而居家办公，管理的环境变化了，管理者们对员工的控制感不在了，「管理」的方式需要精进。我们说「管理」，不如说「辅助」。管理者们更多地需要转换成团队教练员身份，不强调职级上下之分，管理者们负责定好方向，提供资源帮助大家共同实现目标。

更多的管理细节呢？需要考虑清楚：从目标、执行、复盘各个环节怎么把握？选用 OKR 还是 KPI 来进行目标管理？怎么把目标拆分成可执行的任务？怎么做决策权衡滑块，是质量优先还是速度优先？怎么以客观数据来衡量产出？怎么提高成员参与度与参与度质量？

有人说管理是一门艺术，科学的管理流程能激发大家的善意。转换到线上，照样会遭遇增长的问题、人才流失问题等。作为管理者，在战斗中你要维护好自己「人设」，拿放大镜看员工的优点，出事了给员工兜底，流程上使用标准化的线上协同工具，基于客观数据去评价和激励，这些都是需要修炼的「内功」。

更坦诚，更透明化，更开放，这些都是关键词，也是管理能力提升的体现。  

3. 进一步推进研发团队 Scrum 敏捷流程

对于研发团队，我们坚持 Scrum 敏捷流程，把职能团队打散，以 7~10 人的敏捷小组来推进研发迭代。

一是为了使成员更加专注，每个小组可有专长的模块，减少过多的干扰信息；

另一个也提高了团队的响应力，有节奏的迭代、始终交付高优先级的需求，让每个小组成员都知道在哪个时间点该做什么。

Scrum 敏捷管理框架，更偏重于过程管理。它定义了 3 个角色、3 个工件、5 种会议、5 个价值观（3355），基于价值交付来规划好任务，不断迭代，持续改进。

我们在实践中，更专注于每个角色的权责区分和怎么做好每个 Scrum 活动。比如在迭代 Grooming Meeting 上，交换角色来阐述需求，由研发来讲述看到的需求细节并向产品经理提出疑问；在迭代反思会，利用线上白板工具也是非常 OK；有时我们通过问卷调查来收集大家的意见，有时小范围拉反思会。等等。

4. 新员工的 Onboarding Guide

没有远程办公经验的新员工，融入团队会是一个更挑战的事。

讲一件比较好玩的事：为了不让新同事担忧遇到空壳公司，所有同事的IM头像都被要求换上清晰的正面照，入职几周内参加会议尽量让所有成员打开摄像头。你看，细节是不是很到位？

我们借鉴「清单文化」，为每个角色在团队中可能遇到的事项提供一个可量化可执行的清单。

• 如简单问题用「执行清单」，列出步骤；
• 如复杂问题用「核查清单」，梳理工序或重要节点，可用于检查自己是否遗漏了重要的环节；
• 流程性等跨团队协作问题，用「核查清单」+「沟通清单」，沟通清单让专业的团队协作沟通，大家共同制定决策。

比如入职流程使用「执行清单」，需求评审流程使用「核查清单」，而发版流程则使用「核查清单」+「沟通清单」。

我们形成公司级的 Onboarding Guide +各职能部门的 Onboarding Guide，每位新同事进来，就像打怪升级一样，你都能找到相应的上下文，积累工具使用方法，熟悉技能提高路径。

最后的话

疫情为世界按下暂停键，却进一步加速「居家办公」文化的进程。

好的工作方式离不开人、流程、工具共同使力。我们从协作方式与敏捷流程、管理者与新员工几个方面来讲基本功，希望能对想实行「远程办公」的你们有所解惑。

我们践行远程办公，看到了挑战，也有迎接挑战的勇气和坚持，不断磨好基本功，才有可能逆行而上。