远程办公团队如何沟通？
作为一家全员远程办公的公司，我们如何解决那些原本需要在线下处理的事情？
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Hold on，在了解关于沟通的事宜之前，先让我们一起聊聊为什么要选择远程办公。
为什么要远程办公
每当我们听到那些打着“全远程沟通，异地办公”旗号的公司，脑袋里总会有一连串的问号跳出来，比如：远程办公和在办公室办公有什么不同？为什么会有人选择远程办公而不是去办公室办公？如何保证工作时间中每个人的效率与质量？通过 Zoom 或腾讯会议开会算远程办公吗？
同样类型的问题非常多，但在思考这些问题之前，不妨先让我们关注一个简单的问题“尽管一天的工作时间是 8 个小时，但是有多少人是真真正正地把这 8 个小时全部放在工作上的？”不得不承认，我们在公司中的时间不仅看起来非常忙碌，又显得有些琐碎。
自从清早踏入办公室的大门之后，我们就要把时间切分为不同的区块，然后进行针对性地处理。在这个办公室开 30 分钟的会议，抽空在内部 IM 上回复同事咨询的问题，尽快处理某些突发的事情，等到终于有精力聚精会神处理某个问题时，已经快到了下班时间。
如果你在看到这段文字时有一些熟悉的感觉，可以看看这则 TED 的视频《为什么工作不发生在工作中》（如果访问速度比较慢的话，你也可以看这条搬运的视频）。
当然，远程办公与在办公室中面对面办公肯定不一样。
在线下的办公室中，我们可以轻易地通过同事的言行举止知道 TA 此时的状态如何，我们也更容易通过一些外在的反应（比如肢体语言开始变得低落）而知道是否可以为 TA 提供帮助。但在远程办公的环境中，发生“社交 Social”的频率将会大幅度降低，除非你刻意培养，否则在远程团队中很难出现像“放心，背后还有我呢！”之类的情绪。
这也就是我们经常听到的“不能只会做事，还要学会为人”。在低落时收到他人的正向反馈，更易于建立彼此之间的“情感信任”，与“认知信任”不同，前者往往会通过情感纽带与人际关系建立信任关系，而后者的建立则源于可靠性与能力。
在这份 Buffer 制作的《2018 年远程办公调查问卷》中，孤独是远程办公状态下的最大挑战，也是最可能导致员工离职的原因之一。
如何优化远程办公下的沟通体验？
鉴于以上种种原因，我们基于自己的工作经验整理了如下小方法，如果你也在尝试将自己的公司工作模式改为远程办公，可以看看。
方法一、信息互通
相比以往的线下办公，远程办公最大的挑战在于我们需要将一些以往能够直接“走到彼此工位”，或者“直接在会议室里专注讨论某些事情”的行为，改成使用 IM、视频与电话的形式来进行沟通，以往可能拍拍同事的肩膀就能够知道接口的实现进展，现在就必须要等待那么几分钟让 IM 上的头像再次闪动起来。
从这个角度来看，远程办公的效率其实是有所降低的。
因此我们必须要尝试将以往的工作习惯进行升级，通过使用线上协作工具来提升办公过程中信息互通的问题，不要再往 IM 中丢文件慢悠悠地传输了，使用网盘或者内部 wiki 来完成更好的信息同步吧。
目前国内外的协作办公工具已经百花齐放，国内的产品有企业微信，钉钉和飞书三巨头，国外的产品也有谷歌的 Workspace（旧称 G Suites），微软的 Teams 和 Office 365，以及 JIRA 与 Confluence 等等。
在进行信息互通这件事时，我也想分享几个关于信息互通的原则：
- 文件放在网盘或 wiki 里，而不是直接发在群聊中，避免查找时在聊天记录里痛苦的回溯；
- 与团队成员共享自己的日历与日程，在彼此约线上会议时更加快捷方便；
- 尽可能只在工作群中聊工作，避免刷屏导致对他人的打扰；
- 根据需要同步的信息选择更好的信息传递方式，普通的文字能简洁高效的传递内容，如果需要加之以情绪和语气，语音电话的效率也很高；
- 建立早会与日报周报制度，早会中不讨论具体的业务，让每个人在 3 分钟之内同步当天要做的事情与所需要的协作。周报则用来与公司目标，团队目标进行对齐，避免跑偏。
总而言之，信息互通这件事的原则只有一个：让团队中的每个人知道自己与他人都在认真办公，就像是在办公室办公一样。
方法二、增加团队之间的连接
远程办公避免不了通过文字或者语音开会，开会时如果有可能，打开摄像头或保持麦克风畅通是一件很重要的事情，因为：
- 你能确保其他参会人员有没有在听，就像在会议室开会一样；
- 你能感受到对方的存在，而不是一个人自言自语；
- 你能从对方的表情和语气中，明白你说的话是否真的被理解了；
当然，使用视频会议工具中的各种功能（比如白板，分组讨论，投票等），也能够帮助你更好更快地与团队中的其他成员建立连接。
方法三、增强上班状态的仪式感
在家办公是很容易「变颓废」的，虽然我们因为居家办公节省了交通通勤的时间，也拥有了额外睡觉和学习娱乐的时间，但我们感知「工作氛围」的能力可能有所下降，因此我们需要：
- 保证每天作息时间依然有规律，而不是睡到开会前 5 分钟再起床；
- 起床后正常洗漱，工作前记得把睡衣换成工作时的衣服；
- 工作时间保持自己始终在电脑或手机前，响应同事的消息不要超过 15 分钟；
- 有可能的话，最好分割休息与办公的区域，不要一天都待在床上；
远程办公时的所有节奏与状态，都需要尽可能与上班时一致，这才能够使我们有「上班」的感觉，而不是时不时蜷在被窝中再睡一会，或者掏出手机刷会微博。
方法四、增强工作过程的透明度
远程办公中很重要的一点就是，如何让同事和上下级明确知道「我们在家也是在办公」，而不是因为我们无法看到彼此的所作所为，就开始产生对彼此的「不信任感」。
因此，有效地将自己的工作进展与内容进行同步透明，就显得十分重要。
在我司的工作日常中，主要是用了 JIRA+wiki+NextCloud+OKR 的四件套，来完成工作过程的透明。在 JIRA 中使用看板明确自己每天所做的事情，以及所花费的时间，在 wiki 中记录工作内容的结论与产出（比如产品经理的 PRD，研发工程师的技术预研分析文档，运营人员的活动计划与方案），并且在 NextCloud 中对于需要协同浏览传阅的文件进行同步。而 OKR 则主要用来同步每位同事当前的核心工作目标，以及对应的衡量结果。
这样就能够保证公司中的任何同事在任何时间都知道「每位同学」在做什么。如果对其有问题，也能够和当事人、团队经理或 OKR 教练进行同步反馈，从而获得解释与澄清。
方法五、提前阅读会议的背景资料
在线下开会时，你可能也会遇到这样的情况：明明我们在会议邮件中已经同步了相关的文档和资料，希望大家能够在同一背景知识下讨论沟通会议主题，但总有一些同事不提前看文档，导致开会时需要再一次同步背景信息。
当然，被抱怨的人可能也很委屈，他可能真的忙到没有时间提前看文档 🤔
在我司开会的过程中，我们引入了飞书「飞阅会」的会议流程，我们依然在会议邀约中同步背景资料，但是在开会前的 10 分钟保持静默的环境，要求每位参会的同事再次认真阅读文档，并在文档中写出自己的备注。
10 分钟之后，我们再正式开始会议讨论，因为每位参会同学都提前阅读了资料留下了批注，也了解到他人的建议与想法，开展会议的过程也变得容易了起来。
如果你想对「飞阅会」进行更深入的了解，可以点击下面的链接
方法六、让自己习惯主动反馈
和在办公室里拍拍同事的肩膀就能马上得到回复不同，居家办公也可能出现「很多情理之中，意料之外」的事情，比如要给外卖和快递小哥开门，忽然爸妈送来了水果与零食，要陪伴孩子做作业等等，在这种时候，可能就没法快速响应同事的消息了。
因此，我们需要在工作中达成这样的约定：
- 不着急的事情通过 IM 同步，着急的事情打电话；
- 尽可能提前按照日程共享的方式预约参会人员，不要一拍脑袋就拉会讨论；
- 团队中约定要在 15 分钟内回复消息，如果 15 分钟还没有回复，则电话沟通；
此外，我还是建议大家能够习惯「主动反馈」来达成信息的同步，毕竟早反馈就可能早收到答案，早点与团队同步「好消息」也能够快速鼓舞团队提升士气。
方法七、劳逸结合
在办公室工作，或多或少都会顾及老板和同事的感受，也不能轻易在工位上开小差，但是在家里则处于「无人管理」的状态。
当然，这并不是说我们在家办公就一定要「时时刻刻关注屏幕」，每个人每天能够集中注意力的高效工作时间始终是有限的。我们可以试试采用一些技巧，不仅能够保持自己对于工作的集中，又不至于让大脑时刻紧绷。
比如，我们可以在工作中使用「番茄工作法」，即在工作中将「工作与休息」的时间分割刻度定义为 25 分钟，先办公 25 分钟，再休息 25 分钟，再办公 25 分钟，再休息 25 分钟……
方法八、分享一些生活中的趣事
不知道你有没有这样的印象，在线下空间办公时，我们总会有机会与身旁的同事「闲聊几句」（这也是 Basecamp 说的饮水机时间），一方面这些偶尔的闲聊能够拉近彼此间的关系，另一方面我们又能够借助这些偶尔的闲聊找到「自己归属于集体」的感觉。
因此，我们可以在每周（或每月）的工作安排中，安排一个固定的时间进行线上的团建与分享，团队成员选择性参与，大家在会议中聊聊本周的工作与进展，也可以分享一些最近看到的、听到的好玩有趣的事情，甚至可以通过线上的「小游戏」（比如你画我猜）来让大家之间的距离更近。
毕竟，安安静静的办公室其实也蛮可怕的。
番薯嘚吧嘚
在寻找更好的落地与践行远程办公与企业文化的过程中，我们尝试做了一档属于我们自己的播客节目《番薯嘚吧嘚》，目前由我（@王字）与王老师（@王璟林）负责主理这档节目，我们已经在小宇宙，网易云音乐，喜马拉雅，Apple Podcasts 等平台进行上架，希望与你一起聊聊我们的所思所想，所见所闻。
